À retenir
La passation tient sur une fiche : ce qui a été accepté, qui pilote, ce qu’il faut livrer et comment les changements seront décidés.
Le client a accepté le devis. Pourtant, l’équipe qui commence le travail ne retrouve pas toujours la bonne version, les exclusions ou la date promise. La vente est terminée, mais le mandat n’est pas encore prêt à être exécuté. Une passation courte entre le commercial et le responsable du travail évite de reconstruire ces informations en cours de route.
1. Conserver une référence commune
Rattachez le mandat à la version exacte du devis retenue et à la trace de l’accord disponible. Notez les interlocuteurs, l’adresse de facturation et la référence d’achat si le client en utilise une. Une pièce jointe intitulée « devis final 2 » ne suffit pas si une autre version circule dans la messagerie.
L’objectif est opérationnel : toute personne habilitée doit pouvoir retrouver le même périmètre. La valeur juridique de l’accord dépend de votre situation et de vos documents ; cette méthode de classement ne remplace pas leur vérification.
2. Préparer la fiche de démarrage
Désignez un responsable unique du mandat. Recopiez le résultat attendu, les livrables, les échéances et ce que le client doit fournir. Ajoutez les exclusions : elles évitent qu’une prestation absente du devis devienne une promesse implicite de l’équipe.
Pour le budget, séparez le montant vendu des hypothèses internes. Au forfait, le temps prévu aide à suivre l’effort mais ne modifie pas automatiquement le prix. Au temps passé, les tarifs et les conditions de validation doivent être accessibles aux personnes qui préparent la facturation, sans diffuser les coûts internes à toute l’équipe.
| Information | Exemple fictif |
|---|---|
| Livrable | Atelier et synthèse de cadrage |
| Responsable | Une personne nommée |
| Dépendance client | Documents reçus avant l’atelier |
| Hors périmètre | Réalisation technique après le cadrage |
3. Vérifier le démarrage dès la première semaine
Créez seulement les premières tâches nécessaires : obtenir les accès, réunir les documents et fixer le rendez-vous de lancement. Confirmez les disponibilités réelles avant d’annoncer une date au client. Un projet avec vingt tâches mais aucun responsable de la première action reste bloqué.
À la première revue, demandez si le travail commencé correspond encore à ce qui a été vendu. Contrôlez aussi les éléments de facturation : acompte éventuel, jalons, relevé d’heures ou référence de commande. La bonne date de facture dépend du mandat, pas seulement de la fin du travail.
4. Traiter les demandes supplémentaires explicitement
Quand le client change sa demande, décrivez l’écart, son effet sur le délai et son effet sur le prix. Faites décider la personne autorisée avant d’engager un travail supplémentaire, selon vos accords. Conservez la décision avec le mandat pour que l’équipe et la facturation partagent la même information.
Une fois par semaine, cherchez les mandats acceptés sans responsable, les travaux commencés sans pièce de référence et les changements sans décision. Ces exceptions donnent une liste d’actions concrètes. Elles seront plus utiles au démarrage qu’un tableau de bord rempli d’indicateurs sans propriétaire.
Quand relier les outils
Une fiche partagée peut suffire pour poser la méthode. Lorsque le client, les tâches et les heures sont ressaisis dans plusieurs fichiers, un référentiel commun devient intéressant. Avant de choisir un logiciel, faites une démonstration avec un mandat représentatif : devis retenu, démarrage, changement de périmètre puis préparation de facture. Vérifiez chaque passage avec vos propres règles.
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Suivi des heures facturables par mandat
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