Heures facturables : retrouver le temps qui se perd entre le mandat et la facture

1. Clarifier ce que le mandat permet de facturer

Pour chaque mandat, notez le mode de rémunération : forfait, temps passé ou combinaison des deux. Précisez ce qui est inclus, comment un dépassement est validé et qui autorise un travail supplémentaire. Le suivi des heures reste utile au forfait, mais son total ne devient pas une facture à envoyer au client.

Utilisez trois catégories : facturable, interne et à clarifier. La dernière évite de prendre une décision trop tôt. Une correction peut être comprise dans le forfait, offerte commercialement ou facturée après accord : le seul fait de l’avoir réalisée ne tranche pas la question.

2. Saisir au fil du travail avec assez de contexte

Gardez une ligne par activité, avec sa date, le client, le mandat, la personne et la durée en minutes. Ajoutez un libellé qui permettra de comprendre le travail sans relire tous les échanges. Une description comme « préparation de la réunion de cadrage » sera plus utile que « divers ».

Choisissez un moment de saisie quotidien et une personne qui répond aux questions de classement. N’imposez pas un catalogue de cinquante activités au démarrage : quelques catégories stables valent mieux qu’un découpage que personne n’utilise. Corrigez les oublis dès qu’ils sont repérés, avec le contexte disponible.

3. Faire une courte revue avant la facturation

Une fois par semaine, le responsable du mandat vérifie les lignes à clarifier, les activités sans référence et les dépassements. Avant de préparer une facture, il confirme ce qui a déjà été facturé pour ne pas le reprendre une seconde fois. La personne qui saisit le temps ne devrait pas avoir à deviner seule les accords commerciaux.

Exemple fictif : sur un mandat, 90 minutes sont facturables mais pas encore facturées, 30 minutes ont déjà été facturées et 45 minutes restent à clarifier. Le suivi présente 2 heures facturables, dont 1,5 heure encore à traiter. Les 45 minutes ne sont ni perdues ni automatiquement ajoutées à la facture : une décision reste attendue.

4. Mesurer les exceptions plutôt que surveiller les personnes

Commencez par deux questions : quelles lignes n’ont pas de décision et quelles prestations validées restent à facturer ? Un taux de temps facturable peut être utile, à condition de préciser le dénominateur et d’inclure les tâches internes nécessaires. Il ne suffit pas, à lui seul, pour évaluer une personne ou la rentabilité d’un mandat.

Le modèle proposé ci-dessous contient cent lignes. Les lignes incomplètes, invalides ou à clarifier restent visibles et sont exclues des totaux validés. Utilisez une copie par période et revoyez les exceptions avant de transmettre un montant à la facturation.

Suivi commercial et enregistrement du temps : deux besoins distincts

Cette feuille répartit des activités par mandat. Elle ne recueille pas tous les éléments d’un enregistrement de la durée du travail. Le SECO décrit les exigences et les conditions des régimes dérogatoires applicables ; vérifiez le dispositif adapté à votre entreprise. Ne déduisez pas qu’un tableur de facturation suffit pour remplir ces obligations.